Så tog Cary Group kontrollen över sin IT-miljö efter många nyförvärv
Nordens ledande bilglasexpert, Ryds Bilglas grundades 1947 av Erik Ryd i Sundsvall. I dag har företaget 148 verkstäder på 87 orter runt om i landet och ytterligare ett 50-tal i Norge, Danmark och Storbritannien. Familjen Ryd äger fortfarande delar av bolaget som numer ingår i koncernen Cary Group. Entreprenörskap och framåtanda är något som genomsyrar organisationen, vilket avspeglar sig i en ständigt växande verksamhet.
Ryds Bilglas
Fordon
Cary Group är ett högexpansivt företag inom bilvårdstjänster. Ryds Bilglas som är en del av Cary Group, har 148 servicestationer bara i Sverige. Med kontor och verkstäder i Sverige, Norge, Danmark och Storbritannien är det en utmaning att hantera IT-miljön för alla medarbetare.
Många nyförvärv orsakade tidigare en röra av olika system och var varken effektivt eller säkert. Med hjälp av Zelly, har Ryds Bilglas och Cary Group fått en lösning som är skalbar och lätt att hantera. Alla program och organisationsdata delas ut centralt från IT-avdelningen, till enheter och personer efter behov. Det är inte längre någon risk att en anställd råkar ladda ner skadlig kod på en enhet eller att viktig data försvinner om en dator på en verkstad blir stulen.
Den stora expansionen av koncernen Cary Group, där Ryds Bilglas ingår, gjorde att det efter ett tag saknades gemensamma strukturer på flera nivåer i IT-miljön. Det sparades information på antingen lokala datorer eller i en rad olika molntjänster. Några använde Microsoft, andra använde Google eller Dropbox. Ingenting följde samma standard. För Cary Groups IT-projektledare Camilla Törnqvist-Carlberg var det svårt att få kontroll på IT-miljön i företaget. Det gick inte att sköta underhåll på något tillfredsställande sätt, eftersom alla hade olika lösningar och det saknades insyn i vilka program som användes. Med en digital arbetsmiljö som inte var harmoniserad var det svårt att dra nytta av digitaliseringens förtjänster. De 148 verkstäderna hade inte heller samma utrustning, vilket försvårade samarbetet och möten via länk. Det konferensverktyg som användes fungerade inte tillfredsställande, så det blev inte någon återkommande lösning för digitala möten.
Cary Group är en koncern som gillar att utforska teknikens möjligheter när det kommer till att erbjuda kunderna den allra bästa upplevelsen. Självklart ska detta även gälla de egna medarbetarnas arbetsmiljö. Koncernen behövde ett enhetligt system, unikt anpassat för de speciella behoven som kommer med att ha 148 olika verkstäder runt om i landet och även verksamhet internationellt. För att få ordning på detta tog de hjälp av Zelly.
– Det som var avgörande för att det blev just Zelly var att de inte bara pratade om licenser utan även om slutanvändarens upplevelse, berättar Camilla Törnqvist-Carlberg.
Ett IT-system ska inte bara fungera. Det måste också vara användarvänligt för användare i alla led. Att använda ett system som finns över hela världen underlättar för ett bolag som expanderar över landsgränser.
-Det känns tryggt att veta att det inte kommer att förändras helt plötsligt, vilket kan vara fallet med produkter från mindre aktörer, förklarar Camilla Thörnqvist-Carlberg. Det finns dessutom en utmärkt support och det är lätt att anpassa systemet efter olika behov.
En av svårigheterna för Cary Group innan de gick över till den enhetliga Microsoftmiljön var att IT-avdelningen inte visste vad de olika verkstäderna använde för program på sina digitala enheter. Det var omöjligt att få en överblick på vad som fanns nedladdat på datorerna, vilket skapade oreda och utgjorde en stor säkerhetsrisk. I dag har varje verkstad en back office-dator kopplad till stor skärm och kamera för att underlätta möten i Teams. På datorerna finns de program som verksamheten behöver, men ingenting annat. Det ger kontroll och högre säkerhet. Tack vare Microsoft Intune kan IT-avdelningen på Cary Group se vilka enheter som har registrerats och få en inventering av enheter som använder organisationsresurser. Om en dator försvinner, blir stulen eller inte längre används, kan organisationsdata enkelt plockas bort. Att uppdatera, lägga till och ta bort program sköts från IT-avdelningen så att övriga medarbetare kan fokusera på sina respektive expertområden. I dagsläget är samtliga datorer kopplade till Intunes. Nästa steg är även att integrera alla mobiler. Det kommer att göra att det blir ännu lättare för företaget att nå varje medarbetare, eftersom många enbart rör sig med mobiler idag.
Utmaning
När ett företag växer genom förvärv kan det till slut bli ett virrvarr av olika IT-system i omlopp. Det var exakt vad som hände för Ryds Bilglas. Förutom att den heterogena IT-miljön var opraktiskt för verksamheten, så utgjorde avsaknaden av struktur en stor säkerhetsrisk. Att Cary Group inte hade kontroll över företagets data kostade inte bara i ineffektivitet, utan riskerade också att hota hela verksamheten vid ett potentiellt dataintrång.
Lösning
För att hantera det expanderande bolagets IT-infrastruktur krävdes ett rejält omtag. Lösningen som Zelly tog fram var att migrera verksamheten till Microsoft 365 Cloud med skräddarsydda anpassningar för just Cary Group. Tack vare Microsoft Intune kan IT-avdelningen på Cary Group se vilka enheter som har registrerats och få en inventering av enheter som använder organisationsresurser.
Resultat
Kontroll
Med hjälp av Zelly och Microsoft 365 har Cary Group en enhetlig IT-miljö där användarens är säker och har rätt behörigheter.
Skalbart
En IT-struktur som är skalbar vid fortsatta förvärv ovadsett vilket land förvären sker.
Användarvänligt
En bra arbetsmiljö som gör det möjligt att ge bästa möjliga service till kunderna.
Coronapandemin gjorde att många företag och organisationer tvingades att digitaliseras mer eller mindre över en natt. Cary Group hade som tur var redan hunnit inleda sin övergång till Microsoft 365 under 2019. När pandemin slog till fanns tekniken tillgänglig, även om inte alla hade hunnit få utbildning i verktygen. Vissa medarbetare fick lära sig under resans gång men tack vare ett användarvänligt gränssnitt gick det smidigt och i dag är de digitala mötena en del av vardagen. För Cary Group innebär det lägre resekostnader då regionscheferna inte behöver åka runt till alla verkstäder i regionen för att ha möten. Det underlättar också att få alla att känna sig inkluderade i företaget.
Att göra ett omfattande omtag kring IT-miljön är en stor investering. Den här satsningen har så klart kostat pengar, men det lönar sig i långa loppet eftersom det blir mindre administration och därmed lägre IT-kostnader. Att ha en säkrare IT-miljö reducerar också risken för dyra incidenter. Genom tjänsten Zero Trust får Cary Group rapporter om vilka intrångsförsök som faktiskt görs mot företaget, vilket är nyttig information. Antalet IT-attacker mot företag ökar hela tiden. Det handlar snarare om när, än om ett företag drabbas. Att hålla system säkra från hackare är ett kontinuerligt jobb, men nu har Cary Group sett till att förutsättningarna för säkerhetsarbetet är de bästa.
–Att vi valde att jobba med just Zelly var deras höga servicenivå. Vi känner oss sedda och de tar hänsyn till våra speciella behov, säger Camilla Törnqvist IT-projektledare Cary Group
